Denne erklæringen gjelder selskapene i Appendix-konsernet og de digitale tjenestene vi tilbyr. Hvert selskap er behandlingsansvarlig for opplysningene som behandles i sin virksomhet.
Selskap
Org.nr.
Behandlingsansvarlig for
Appendix Holding AS
989 587 811
Konsernfelles systemer, avtalearkiv, innlogging og brukerkontoer
Appendix Properties (utleievirksomheten i Appendix Holding AS)
989 587 811
Utleie, booking, leietakere og gjester (aprop.no, geilolodge.com, portal.aprop.no). Appendix Properties leier ut på vegne av konsernselskapene som eier eiendommene; utleier for det enkelte leieforhold fremgår av leieavtalen.
Sørlandet Privatsykehus AS
919 820 489
Pasienter og ansatte ved klinikken i Kristiansand
Estetisk Plastikkirurgi AS / Estetisk Plastikkirurgi Oslo AS
919 681 764 / 929 586 905
Pasienter og ansatte ved klinikkene i Oslo
Kommuneoverlegene AS
935 896 118
Kommunale legetjenester og miljørettet helsevern for oppdragsgivere
Foreningsdomstolen AS
931 503 847
Parter, medlemmer og saksbehandling i Foreningsdomstolen
Felles kontaktpunkt for personvern
Navn
Svein Arthur Jensen, konsernsjef, Appendix Holding AS
E-post
post@appendixholding.no
Postadresse
Washingtons vei 15, 5019 Bergen
Når Kommuneoverlegene AS utfører oppdrag for en kommune, er kommunen behandlingsansvarlig og Kommuneoverlegene AS databehandler. Da gjelder kommunens personvernerklæring i tillegg.
2. Hvilke opplysninger vi behandler, og hvorfor
2.1 Brukerkontoer og innlogging (alle tjenester)
Opplysninger
Navn, e-post, mobilnummer, rolle, tidspunkt for innlogging og innloggingsmetode. Ved BankID-innlogging lagrer vi en kryptografisk hash av fødselsnummeret for å gjenkjenne deg, ikke selve fødselsnummeret.
Formål
Gi deg sikker tilgang til riktig tjeneste og hindre at andre får tilgang til dine opplysninger.
Grunnlag
Avtale med deg (GDPR art. 6 nr. 1 b) og vår berettigede interesse i sikker drift (art. 6 nr. 1 f).
Lagring
Så lenge du har konto, og inntil 12 måneder etter avslutning. Innloggingslogger lagres i 12 måneder.
2.2 Utleie og booking (Appendix Properties)
Opplysninger
Navn, kontaktopplysninger, leieavtaler, betalinger, bookinger, henvendelser via nettsidene, dokumenter du laster opp eller signerer, kommunikasjon med oss.
Formål
Inngå og følge opp leieforhold og bookinger, fakturere, besvare henvendelser, oppfylle bokføringsplikt.
Grunnlag
Avtale (art. 6 nr. 1 b), rettslig forpliktelse for regnskap (art. 6 nr. 1 c), berettiget interesse for henvendelser og drift (art. 6 nr. 1 f).
Lagring
Leieavtaler og betalinger i 5 år etter avsluttet leieforhold (bokføringsloven). Henvendelser som ikke fører til avtale slettes etter 12 måneder.
Identitet og kontaktopplysninger, helseopplysninger som er nødvendige for behandlingen (journal, bilder, henvisninger, prøvesvar), timeavtaler og kommunikasjon via pasientportalen.
Formål
Yte forsvarlig helsehjelp og føre pasientjournal slik helsepersonelloven og pasientjournalloven krever.
Grunnlag
Helsehjelp og journalføringsplikt (GDPR art. 9 nr. 2 h, helsepersonelloven §§ 39–40, pasientjournalloven).
Lagring
Journalopplysninger oppbevares så lenge det er nødvendig av hensyn til helsehjelpen, i tråd med pasientjournalforskriften. Tilgangslogg for pasientportalen oppbevares i minst 2 år.
Særlige rettigheter
Innsyn i egen journal, innsyn i hvem som har hatt tilgang til journalen (tilgangslogg), retting og sletting etter pasientjournalloven §§ 17–18 og helsepersonelloven §§ 42–44. Henvendelser rettes til klinikken.
Opplysninger som er nødvendige for oppdraget for kommunen, for eksempel i smittevern, miljørettet helsevern og tilsyn.
Formål og grunnlag
Følger av oppdragsavtalen med kommunen og kommunens lovpålagte oppgaver (smittevernloven, folkehelseloven). Kommuneoverlegene AS behandler opplysningene på vegne av kommunen etter databehandleravtale.
Lagring
Etter kommunens instruks og arkivlov.
2.5 Saksbehandling i Foreningsdomstolen (Foreningsdomstolen AS)
Opplysninger
Navn og kontaktopplysninger til parter, representanter og medlemmer, saksdokumenter, avgjørelser, signaturer og møtereferater.
5 år etter bokføringsloven. Avtaler så lenge de er gyldige, pluss 10 år.
2.7 Nettsider og informasjonskapsler
Nettsidene våre bruker nødvendige informasjonskapsler for innlogging og sikkerhet. Analyse- eller markedsføringskapsler brukes bare med ditt samtykke.
3. Hvem vi deler opplysninger med
Vi selger aldri personopplysninger, og vi deler dem ikke med andre enn det som er nødvendig for å levere tjenestene.
Vi bruker leverandører for drift og lagring av systemer, e-post og sikkerhetskopiering, elektronisk identifisering og signering, og utsending av meldinger. Alle behandler opplysninger bare på våre vegne, etter våre instrukser og under skriftlig databehandleravtale. Opplysningene lagres i EU/EØS.
Der en leverandør kan ha teknisk tilgang fra land utenfor EØS, er dette regulert gjennom EUs standardkontrakter og tilleggstiltak som kryptering. Helseopplysninger overføres ikke ut av EØS.
Vi utleverer opplysninger til offentlige myndigheter når vi er pålagt det ved lov, for eksempel til skatte- og helsemyndigheter og lovpålagte helseregistre.
Du kan få nærmere informasjon om hvilke leverandører som behandler opplysninger om deg ved å kontakte oss (punkt 1).
4. Hvordan vi sikrer opplysningene
Innlogging med BankID, tofaktor eller engangskode. Ansatte og administratorer må alltid bruke tofaktor.
Ekstra bekreftelse (ny innlogging) før sensitive handlinger, for eksempel eksport av data eller signering.
Kryptering i transport og i hvile. Sikkerhetskopier krypteres før de forlater serveren.
Helseopplysninger lagres adskilt fra andre data, med logging av hvem som har lest hva.
Tilgang gis etter rolle, og bare til det den enkelte trenger.
Helseopplysninger sendes aldri til eksterne KI-tjenester.
Avvik håndteres etter fast rutine og meldes til Datatilsynet innen 72 timer når loven krever det.
5. Dine rettigheter
Innsyn i hvilke opplysninger vi har om deg.
Retting av uriktige opplysninger.
Sletting, med mindre vi er pålagt å oppbevare dem (for eksempel journal eller regnskap).
Begrensning av behandlingen.
Dataportabilitet for opplysninger du selv har gitt oss.
Rett til å protestere mot behandling basert på berettiget interesse.
Rett til å trekke samtykke der behandlingen bygger på samtykke.
Send henvendelsen til kontaktpunktet i punkt 1. Vi svarer innen 30 dager. Vi kan be deg bekrefte identiteten din, for eksempel med BankID.
Er du uenig i hvordan vi behandler opplysningene dine, kan du klage til Datatilsynet, Postboks 458 Sentrum, 0105 Oslo, datatilsynet.no.
6. Endringer
Vi oppdaterer erklæringen når tjenestene eller leverandørene endres. Vesentlige endringer varsles i tjenesten. Gjeldende versjon ligger alltid på appendixholding.no/Personvern.